Įvadas į apskaitos informacines sistemas - AIS

Apskaitos informacijos sistema (AIS) yra struktūra, kurią verslas naudoja rinkdamas, kaupdamas, tvarkydamas, tvarkydamas, atkurdamas ir pateikdamas savo finansinius duomenis, kad ja galėtų naudotis buhalteriai, konsultantai, verslo analitikai, vadybininkai, vyriausiieji finansininkai (CFO)., auditoriai, reguliavimo institucijos ir mokesčių agentūros.

Specialiai apmokyti buhalteriai nuodugniai dirba su AIS, kad užtikrintų aukščiausią įmonės finansinių operacijų ir apskaitos tikslumą, taip pat padarytų finansinius duomenis lengvai prieinamus tiems, kuriems teisėtai reikia prieigos prie jų - išlaikant duomenis nepažeistus ir saugius. .

Apskaitos informacines sistemas paprastai sudaro šeši pagrindiniai komponentai: žmonės, procedūros ir instrukcijos, duomenys, programinė įranga, informacinių technologijų infrastruktūra ir vidinė kontrolė. Pažvelkime į kiekvieną komponentą išsamiai.

Apskaitos informacinių sistemų įvadas

1. AIS žmonės

AIS žmonės yra tiesiog sistemos vartotojai. Profesionalai, kuriems gali tekti naudotis organizacijos AIS, yra buhalteriai, konsultantai, verslo analitikai, vadybininkai, vyriausieji finansininkai ir auditoriai. AIS padeda skirtingiems įmonės departamentams dirbti kartu.

Pvz., Vadovybė gali nustatyti pardavimo tikslus, kuriems darbuotojai gali užsakyti reikiamą atsargų kiekį. Inventorizacijos užsakymas praneša apskaitos skyriui apie naują mokėtiną sumą. Pardavę pardavėjai gali įvesti klientų užsakymus, buhalterija gali išrašyti sąskaitą klientams, sandėlis gali surašyti užsakymą, gabenimo skyrius gali išsiųsti, o apskaitos skyrius gauna pranešimą apie naują gautiną sumą. Tada klientų aptarnavimo skyrius gali sekti klientų siuntas, o sistema gali sukurti pardavimo ataskaitas valdymui. Vadybininkai taip pat gali pamatyti atsargų, pristatymo, gamybos ir kt. Sąnaudas.

Turėdami gerai suplanuotą AIS, kiekvienas organizacijos narys, turintis tam leidimą, gali naudotis ta pačia sistema ir gauti tą pačią informaciją. AIS taip pat palengvina informacijos gavimą žmonėms, nepriklausantiems organizacijai, kai to reikia.

Pavyzdžiui, konsultantai gali naudoti informaciją AIS, kad išanalizuotų įmonės kainų struktūros efektyvumą, įvertindami duomenų apie kainą, pardavimo duomenis ir pajamas. Be to, auditoriai gali naudoti duomenis vertindami įmonės vidaus kontrolę, finansinę būklę ir atitikimą Sarbanes-Oxley įstatymui (SOX).

AIS turėtų būti sukurta atsižvelgiant į žmonių, kurie ja pasinaudos, poreikius. Sistema taip pat turėtų būti lengvai naudojama ir turėtų tobulėti, o ne kliudyti efektyvumui.

2. Procedūros ir instrukcijos

AIS procedūra ir instrukcijos yra metodai, kuriuos ji naudoja duomenims rinkti, saugoti, atkurti ir apdoroti. Šie metodai yra rankiniai ir automatizuoti. Duomenys gali būti gaunami tiek iš vidinių šaltinių (pvz., Darbuotojų), tiek iš išorės (pvz., Klientų užsakymai internetu). Procedūros ir instrukcijos bus koduojamos AIS programinėje įrangoje - jos taip pat turėtų būti „užkoduotos“ darbuotojams pateikiant dokumentus ir mokant. Kad procedūros ir instrukcijos būtų veiksmingos, jų reikia laikytis nuolat.

3. AIS duomenys

Norėdami saugoti informaciją, AIS turi turėti duomenų bazės struktūrą, tokią kaip struktūrizuota užklausų kalba (SQL), kompiuterių kalba, paprastai naudojama duomenų bazėms. AIS taip pat reikės įvairių įvesties ekranų, skirtų skirtingų tipų sistemos vartotojams ir duomenų įvedimui, taip pat skirtingų išvesties formatų, kad būtų patenkinti skirtingų vartotojų poreikiai ir įvairaus pobūdžio informacija.

AIS duomenys yra visa finansinė informacija, susijusi su organizacijos verslo praktika. Visi verslo duomenys, turintys įtakos įmonės finansams, turėtų būti įtraukti į AIS.

Į AIS įtrauktų duomenų tipas priklausys nuo verslo pobūdžio, tačiau juos gali sudaryti:

• pardavimo užsakymai
• klientų sąskaitų išrašai
• pardavimų analizės ataskaitos
• pirkimo rekvizitai
• pardavėjo sąskaitos faktūros
• tikrinti registrus
• didžioji knyga
• atsargų duomenys
• darbo užmokesčio informacija
• laiko apskaita
• mokesčių informacija

Šie duomenys gali būti naudojami rengiant apskaitos ataskaitas ir ataskaitas, tokias kaip gautinų sumų senėjimas, nusidėvėjimo / amortizacijos grafikai, bandomasis balansas, pelnas ir nuostoliai ir pan. Visi šie duomenys vienoje vietoje - AIS - palengvina verslo apskaitos tvarkymą, ataskaitų teikimą, analizę, auditą ir sprendimų priėmimo veiklą. Kad duomenys būtų naudingi, jie turi būti išsamūs, teisingi ir tinkami.

Kita vertus, duomenų, kurie nepatektų į AIS, pavyzdžių yra atmintinės, susirašinėjimas, pristatymai ir vadovai. Šie dokumentai gali turėti ryšį su įmonės finansais, tačiau, išskyrus standartines išnašas, jie nėra įmonės finansinės apskaitos dalis.

4. AIS programinė įranga

Programinės įrangos AIS komponentas yra kompiuterinės programos, naudojamos įmonės finansiniams duomenims saugoti, atkurti, apdoroti ir analizuoti. Anksčiau, kai nebuvo kompiuterių, AIS buvo rankinio popieriaus sistema, tačiau šiandien dauguma įmonių naudoja AIS pagrindą kompiuterine programine įranga. Mažos įmonės gali naudoti „Intuit“ „Quickbooks“ arba „Sage's Sage 50“ apskaitą, tačiau yra ir kitų. Mažos ir vidutinės įmonės gali naudoti SAP „Business One“. Vidutinės ir didelės įmonės gali naudoti „Microsoft Dynamics GP“, „Sage Group“ MAS 90 ar MAS 200, „Oracle“ „PeopleSoft“ ar „Epicor“ finansų valdymą.

Kokybė, patikimumas ir saugumas yra pagrindiniai veiksmingos AIS programinės įrangos komponentai. Vadovaudamiesi sprendimais dėl bendrovės, vadovai pasikliauja išvestine informacija, o pagrįstiems sprendimams priimti jiems reikia aukštos kokybės informacijos.

AIS programinės įrangos programas galima pritaikyti atsižvelgiant į unikalius įvairių tipų įmonių poreikius. Jei esama programa neatitinka įmonės poreikių, programinė įranga taip pat gali būti kuriama įmonėje, kuriai daug prisideda galutiniai vartotojai, arba ją gali sukurti specialiai organizacijai skirta trečiųjų šalių įmonė. Sistema netgi galėtų būti perduota specializuotai įmonei.

Viešai prekiaujamoms įmonėms, nesvarbu, kokią programinę įrangą ir tinkinimo parinktis pasirenka verslas, „Sarbanes-Oxley“ reglamentai tam tikru mastu diktuoja AIS struktūrą. Taip yra todėl, kad SOX nuostatai nustato vidaus kontrolę ir audito procedūras, kurių privalo laikytis valstybinės įmonės.

5. IT infrastruktūra

Informacinių technologijų infrastruktūra yra tik išgalvotas aparatūros, naudojamos apskaitos informacinei sistemai valdyti, pavadinimas. Didžiąją dalį šių aparatinės įrangos elementų verslas vis tiek turėtų turėti, įskaitant kompiuterius, mobiliuosius įrenginius, serverius, spausdintuvus, apsauginius viršįtampius, maršrutizatorius, laikmenas ir galbūt atsarginį maitinimo šaltinį. Be išlaidų, veiksniai, į kuriuos reikia atsižvelgti renkantis aparatinę įrangą, yra greitis, saugojimo galimybės ir galimybė ją išplėsti ir atnaujinti.

Galbūt svarbiausia, kad AIS parinkta aparatinė įranga turi būti suderinama su numatoma programine įranga. Idealiu atveju ji būtų ne tik suderinama, bet ir optimali - nepatogi sistema bus daug mažiau naudinga nei greita. Vienas iš būdų, kaip įmonės gali lengvai patenkinti aparatinės ir programinės įrangos suderinamumo reikalavimus, yra įsigyti „iki rakto“ sistemą, apimančią tiek verslui reikalingą aparatinę, tiek programinę įrangą. Įsigiję „iki rakto“ sistemą, teoriškai reiškia, kad verslas gaus optimalų aparatinės ir programinės įrangos derinį savo AIS.

Į gerą AIS taip pat turėtų būti įtrauktas aparatūros sistemos komponentų priežiūros, priežiūros, pakeitimo ir atnaujinimo planas, taip pat sugadintos ir pasenusios aparatūros šalinimo planas, kad neskelbtini duomenys būtų visiškai sunaikinti.

6. Vidinė kontrolė

Vidaus AIS valdymas yra saugumo priemonės, kuriomis joje saugomi neskelbtini duomenys. Tai gali būti paprasta, slaptažodžiai arba sudėtinga, kaip biometrinis identifikavimas. AIS turi turėti vidinius valdiklius, kad apsaugotų nuo neteisėtos prieigos prie kompiuterio ir apribotų prieigą tik įgaliotiems vartotojams, įskaitant kai kuriuos įmonės viduje esančius vartotojus. Tai taip pat turi užkirsti kelią neteisėtai prieigai prie failų asmenims, kuriems leidžiama prieiti tik prie pasirinktų sistemos dalių.

AIS yra konfidenciali informacija, priklausanti ne tik įmonei, bet ir jos darbuotojams bei klientams. Šie duomenys gali apimti socialinio draudimo numerius, informaciją apie atlyginimą, kreditinių kortelių numerius ir pan. Visi AIS duomenys turėtų būti užšifruoti, o prieiga prie sistemos turėtų būti registruojama ir tikrinama. Sistemos veikla taip pat turėtų būti atsekama.

AIS taip pat reikia vidinės kontrolės, apsaugančios ją nuo kompiuterinių virusų, įsilaužėlių ir kitų vidinių bei išorinių grėsmių tinklo saugumui. Ji taip pat turi būti apsaugota nuo stichinių nelaimių ir galios viršįtampių, galinčių prarasti duomenis.

Kaip AIS veikia realiame gyvenime

Mes matėme, kaip gerai suprojektuota AIS leidžia verslui sklandžiai veikti kiekvieną dieną arba trukdo veikti, jei blogai suprojektuota sistema. Trečiasis AIS naudojimo būdas yra tai, kad iškilus problemoms dėl verslo, jos AIS duomenys gali būti naudojami atskleisti istoriją, kas nutiko.

„WorldCom“ ir „Brolių brolių“ atvejai yra du pavyzdžiai.

2002 m. „WorldCom“ vidaus auditoriai Eugene'as Morse'as ir Cynthia Cooperis pasinaudojo bendrovės AIS, kad atskleistų 4 milijardus dolerių apgaulingai paskirstytų išlaidų ir kitų apskaitos įrašų. Jų tyrimas paskatino nutraukti finansų direktoriaus Scott Sullivan valdymą, taip pat buvo priimti nauji įstatymai - Sarbanes-Oxley įstatymo 404 skirsnis, reglamentuojantis įmonių vidaus finansinę kontrolę ir procedūras.

Tiriant Lehmano žlugimo priežastis, svarbiausias komponentas buvo jos AIS ir kitų duomenų sistemų peržiūra, dokumentų rinkimas ir peržiūra bei liudytojų apklausos. Bendrovės žlugimo priežasčių paieškai „reikėjo išsamiai ištirti ir apžvelgti„ Lehman “veikimo, prekybos, vertinimo, finansines, apskaitos ir kitas duomenų sistemas“, teigiama 2200 puslapių devynių tomų eksperto ataskaitoje.

Lehmano sistemos pateikia pavyzdį, kaip AIS neturėtų būti struktūrizuota. Eksperto Antono R. Valuko pranešime teigiama: „Skundžiant bankrotą, Lehmanas išlaikė daugiau nei 2600 programinės įrangos sistemų ir taikomųjų programų paketą. Daugelis„ Lehman “sistemų buvo arkliškos, pasenusios ar nestandartinės“.

Egzaminuotojas nusprendė sutelkti savo jėgas į 96 sistemas, kurios pasirodė tinkamiausios. Šiam egzaminui reikėjo mokymų, studijų ir bandymų bei klaidų, kad būtų galima išmokti naudotis sistemomis.

Valuko pranešime taip pat pažymėta: "Lehmano sistemos buvo labai priklausomos, tačiau jų santykiai buvo sunkiai iššifruojami ir nebuvo tinkamai dokumentuoti. Norint gauti reikiamą informaciją, prireikė ypatingų pastangų, kad šias sistemas išardytum."

(Taip pat peržiūrėkite pavyzdžių analizę: Brolių Lehmanų žlugimas. )

Esmė

Visi šeši AIS komponentai veikia kartu ir padeda pagrindiniams darbuotojams rinkti, saugoti, valdyti, apdoroti, nuskaityti ir pranešti apie savo finansinius duomenis. Tinkamai išplėtota ir prižiūrima efektyvi ir tiksli apskaitos informacijos sistema yra būtina sėkmingo verslo sudedamoji dalis.

(Sužinokite, kaip galite gauti darbą šioje srityje, skaitykite „Karjeros apskaitos informacinėse sistemose vadovas“ .)