Laiko valdymo patarimai finansų specialistams

Finansų pasaulis tapo labai konkurencinga darbo vieta. Nors vieną dieną yra tik 24 valandos, kaip sakoma, laikas yra pinigai. Todėl efektyvus laiko valdymas yra konkurencinis pranašumas bet kuriam finansų srities specialistui, norinčiam tapti produktyvesniam ir padidinti kokybišką laiką nuo darbo.

Tačiau yra daugybė blaškymosi, galinčių jus išlaikyti darbe ilgiau, nei būtina. Skaitykite toliau, kad sužinotumėte apie kai kuriuos iš šių įprasto laiko švaistymo ir sužinokite apie keletą laiko valdymo patarimų, kurie padės jums atlikti daugiau darbų per trumpesnį laiką.

Juodoji skylė

Yra įvairių laiko švaistytojų, kurie gali sumažinti produktyvumą. Pavyzdžiui, finansų profesionalai amžinai vilioja daugiafunkcinius uždavinius. Tarkime, kad esate patarėjas, o trečiadienio rytą nuo 8:30 iki 10:00 jums pavyks atlikti šiuos veiksmus:

• Jūs dirbate su skaičiuokle,
• Bet sustabdykite, kai jus pertraukia du nauji el. Pašto pranešimai,
• Tada išsiųskite šešis el. Laiškus iš eilės,
• Vėliau patikrinsite kolegės draugo vestuvių nuotraukas „Instagram“,
• Tada priimkite įmonės socialinio kvietimo kvietimą „Slack“ žinute,
• Prieš nukreipdami du netikėtus potencialių klientų skambučius ir
• Galiausiai esate priversti staigiai pakabinti, kai jūsų vadovas sustoja, kad primintų, jog pavėlavote į darbuotojų susitikimą penkiomis minutėmis.

Ar tai jums skamba kaip tipiškas rytas? Jei taip, ypač jei dirbate profesinėje aplinkoje, pavyzdžiui, privataus kapitalo įmonėje ar investiciniame banke, turbūt esate prasčiausio lygio, palyginti su savo bendraamžiais.

Po penkerių ar dešimties metų nuo šiol niekas neprisimins, neprižiūrės ir nepamaišys visų jūsų užimtų darbų. Ar pasaulis būtų rūpinęsis, jei Tomas Jeffersonas baigė daug popierių maišyti, bet niekada nepadėjo parašyti Nepriklausomybės deklaracijos? Tas pats yra jūsų darbe - jūsų organizacija vertina būtiną darbą ir šedevrus, o ne užimtumą.

Planavimas

Kiekvieną sekmadienio popietę užpildykite būsimos savaitės „daryti“ sąrašą, naudodami programą ar žiniatinklio paslaugą, kuri sinchronizuojama visuose jūsų įrenginiuose. Pabrėžkite elementus, kurie yra be galo svarbūs jūsų sėkmei darbe ir asmeniniame gyvenime. Neišryškinti tikriausiai yra dalykai, kuriuos galite perduoti, atidėti ar jų išvengti.

Finansuojant svarbiausius rezultatus sudaro ataskaitos ar tyrimai, kurie turi būti tikslūs ir pateikti iki nustatyto termino. Jūsų organizacijai tarnaujama geriau, jei sutelkiate dėmesį į šių ataskaitų kokybės gerinimą, o ne paprasčiausiai atlikite deramą darbą su jomis, kad galėtumėte atlaisvinti laiko svarbiausiems dalykams (pvz., Atsakyti į mažai prioritetinius el. Laiškus ar dalyvauti ilgą laiką) -vyrinis susitikimas).

Panašiai, dešimt minučių prieš išeidami iš darbo kiekvieną dieną, užbaikite kitos dienos veiksmų sąrašą ir sunumeruokite juos pagal svarbą ir prioritetą. Vėlgi, nuolat klauskite savęs visų dalykų, kurių jums tikrai nereikia daryti, - dalykų, kurie neatitinka tam tikro produktyvumo slenksčio.

(Taip pat žiūrėkite „Raskite savo nišą finansų pramonėje“.)

Daugiafunkcinis darbas

Sėkmė finansų srityje sietina su sugebėjimu visada įgyvendinti svarbius ir neatidėliotinus rezultatus. Kokia yra svarbiausia informacija ir duomenų taškai, kuriais remiasi jūsų finansų vadovai? Ką galite pristatyti, kad padėtumėte savo organizacijai ir (arba) klientams laimėti? Ar tai apima laiku pateiktą audito ataskaitą, tikslius siūlomo projekto grynosios dabartinės vertės apskaičiavimus ar užtikrinimą, kad „Excel“ formulės sudarytų tinkamas suvestines sumas?

Dienos pabaigoje niekam nerūpi visi el. Laiškai, kuriais apsikeitėte, socialinio klubo susitikimai, kuriuose dalyvavote, ar chronologinis aplanko padėjimas jūsų kabinete. Daugiafunkcinis užduočių vykdymas nuolat neleidžia asmenims atsisakyti visų geriausių rezultatų, kurių darbdaviai iš jų tikisi.

Pirmiausia atlikite svarbius, sunkius, skubius ir didžiausios vertės veiksmus. Finansų sėkmė gali būti susijusi su metodų, kuriais vadovaujatės atlikdami užduotis, paprastumu. Tai gali atrodyti žiauriai paprasta gerai perskaitytam ir netyčiniam neseniai baigusiam studijas, tačiau darykite vieną dalyką vienu metu ir nesustokite, kol jis nebus baigtas. Jei jūsų užduotys yra susijusios su ilgalaikiu projektu, suskirstykite jį į trumpalaikius etapus ir pabaigkite anksčiau laiko. Kaip sakė Henris Fordas, „nieko nėra ypač sunku, jei padalytumėte jį į mažus darbus“. Vykdydami veiksmus nuo pradžios iki galo pašalinsite brangų neveiksmingumą, nes jums nereikės nuolatos pradėti iš naujo ir iš naujo kalibruoti skirtingų, nesusijusių daiktų.

Jei kiekvieną savaitę praleidžiate tris valandas nenaudingoms užduotims, tai sudaro maždaug 150 valandų per metus. Jūsų bendradarbis, dirbantis keliais darbais iš jūsų, kuris yra efektyvesnis ir per metus uždirba daugiau nei 150 valandų, greičiausiai džiaugiasi keliomis paaukštinimais ir atlyginimų padidinimu, kurių kiti negavo.

(Suraskite specialistams skirtas finansinės karjeros galimybes).

Pašto dėžutę

Gautieji yra pagrindinis laiko švaistiklis. Jei dauguma jūsų el. Laiškų yra nesusiję su jūsų artimiausiomis užduotimis, tuomet jūs savo dieną užpildote informacija apie šiukšles.

Norėdami to išvengti:

• Nustatykite iš anksto nustatytą laiką el. Pašto tikrinimui ir patikrinkite gautuosius ne daugiau kaip tris ar keturis kartus per dieną.
• Sukurkite el. Laiškų, kuriuos turėtumėte gauti, aplanką po darbo valandų, bet jie nėra skubūs. Šis aplankas ypač naudingas norint grįžti prie svarbių užklausų, kurios gali palaukti kelias darbo dienas prieš gaunant atsakymą iš jūsų.
• Siųskite tik pačius kritiškiausius el. Laiškus per savo darbo dieną. Nors svarbu išlikti atnaujintam savo grupės viduje, didelę laiko dalį gali švaistyti nepatyrę ar mažiau drausmingi kolegos, kurie užtvindo jūsų pašto dėžutę nereikšmingomis žinutėmis. Galite sumažinti tokio tipo el. Laiškus neatsakydami į tuos, kurie nėra susiję su darbu.
• Prieš išeidami iš darbo, ištuštinkite gautuosius. Tai galite padaryti sukurdami su projektu susijusius aplankus, kuriuose galite pastatyti su konkrečiomis problemomis susijusius el. Laiškus. Jei nelaikysite gautų laiškų aplanko, sutaupysite laiko, nes pašalinsite nepagrindinius pranešimus. Jei yra daiktų, į kuriuos būtinai reikia atkreipti dėmesį per artimiausias kelias valandas ar kitą dieną, įdėkite juos į neatidėliotiną aplanką.

Kiti laiko taupymo patarimai

Sekite, kiek laiko jūs eikvojate

Sukurkite paprastą skaičiuoklę, leidžiančią įvesti numatomą laiką, kurį praleidote dėl smulkmenų. Darykite tai kasdien. Ugdydami ir išlaikydami šį įprotį, patys mokysitės atpažinti nesvarbius dalykus, kai su jais susidursite.

Apdorokite popierinius dokumentus tik vieną kartą

Kai jie bus apdoroti, galėsite juos pateikti, pateikti arba atsikratyti.

Tiesioginė žinutė jūsų kolegoms

Pasivaikščiojimas po biurą ar tarp padalinių gali kainuoti kelias valandas per savaitę - ir mes žinome, kiek tai kainuoja kasmet. Jei tai nėra svarbus ar sudėtingas dalykas, tiesioginių pranešimų naudojimas per įmonės pranešimų sistemą ar patvirtintą žiniatinklio paslaugą dažnai yra efektyvesnis būdas greitai gauti atsakymus į įvairius klausimus.

Žinokite, kur viskas yra bet kuriuo metu

Tai apima tiek elektroninę, tiek popierinę informaciją. Jei vertinate savo laiką, nešvaistykite jo ieškodami dalykų.

Atskirkite savo užduotis į keturias kategorijas:

1. Skubūs ir svarbūs - tokie kaip finansinės ir apskaitos ataskaitos su griežtais ir artėjančiais terminais.

2. Ne skubu ir svarbu - pvz., Tinklų kūrimas jūsų finansų grupėje, mokymo kursai ir kt.

3. Skubūs ir nesvarbūs - pvz., Atsitiktiniai pranešimai iš gautų laiškų aplanko ir „užsiregistruoti numatytos datos“ klubo susitikimams.

4. Ne skubu ir nesvarbu - pavyzdžiui, dešimties minučių pokalbiai automatų parduotuvėse, fantazijos futbolo patikrinimas ir pan.

(Akivaizdu, kad turėtumėte kuo daugiau dienos praleisti pirmajai kategorijai.)

Delegatas, Delegatas, Delegatas

Būtent tai atsiskirs nuo jūsų paketo, kai judėsite aukščiau organizacijos. Atlikite užduotis, kurias galite atlikti tik jūs . Tobulindami savo laiko valdymo įgūdžius, netrukus turėsite paskirtas tiesiogines ataskaitas. Paskirkite užduotis, kurių jums nereikia, kiek įmanoma daugiau atlikti su savimi. Turėtumėte daryti tik tuos dalykus, kuriems būtinai reikia jūsų dėmesio ar patirties.

Nesitvarkykite savo asmenybės

Finansų specialistai turėtų turėti laiko valdymo įgūdžių, tačiau taip pat turėtų turėti žinių ir geros valios su vidiniais kolegomis ir išorės bendruomene. Susitelkimas tik į laiką gali atrodyti abrazyvus, o tai atstumia daugybę žmonių, kai jie yra šalia tavęs, įskaitant socialinius ir verslo plėtros parametrus. Jei nesate atsargūs, apmąstysite, kad esate laiko valdymo guru, tačiau visiškai nesužinosite apie „kaba socialinį idiotą“.

Bendravimo, lyderystės ir verslo plėtros įgūdžiai yra tokie pat svarbūs kaip laiko valdymo įgūdžiai. Finansų specialistams keliant karjerą aukščiau, vien laiko valdymo įgūdžių nebepakaks, kad padėtų jiems pasiekti kitą lygį (ty vykdomąjį lygmenį).

Esmė

Jei vertinate savo gyvenimą, tada vertinate savo laiką. Darbinis gyvenimas yra didesnio jūsų gyvenimo paveikslo sudedamoji dalis - indėlis ir aptarnavimas, kurį galite suteikti kitiems, priklauso nuo jūsų sugebėjimo išnaudoti visą jums skirtą laiką. Atminkite: svarbu tai, ko iš jūsų darbdavio tikisi sumokėti. Jūsų darbdaviui nebus labai rūpi visa kita, ir jums taip pat neturėtų.

(Norėdami sužinoti daugiau, skaitykite Finansinis efektyvumas: analitiko laiko valdymo vadovas.)